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Regulamento nº 025/2018/DPG/DPERO


Institui e regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como o sistema de processo eletrônico administrativo no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia e dá outras providências.

 O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, especialmente as conferidas pelo art. 134 da Constituição da República, pela Constituição Estadual, pela Lei Complementar Federal nº 80/1994 e Lei Complementar Estadual nº 117/1994;

 CONSIDERANDO os princípios constitucionais da eficiência, razoável duração do processo, e, ainda, a necessidade de modernizar a administração desta instituição com a utilização dos mecanismos tecnológicos disponíveis;

 CONSIDERANDO que a substituição do ambiente físico de documentação e tramitação processual para o meio eletrônico gera mais segurança e transparência da informação, além de agilizar o fluxo de trabalho, otimizar os procedimentos de pesquisa e controle dos atos, refletindo ainda na economia direta e indireta de recursos;

 CONSIDERANDO, diante disso, a necessidade de implantar um sistema eletrônico para a tramitação de processos administrativos no âmbito da Defensoria Pública;

 RESOLVE:

 Art. 1º. Instituir e regulamentar no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como o sistema oficial de gestão e de tramitação de documentos e processos administrativos.

 Parágrafo único. O SEI será de uso obrigatório para a tramitação de procedimentos e documentos administrativos, inclusive memorandos e na comunicação com o Estado de Rondônia, observado calendário de instalação e regras de transição estabelecidas pela comissão de instalação.

 At. 2º. A implantação do SEI no âmbito da DPE-RO atenderá as seguintes diretrizes:

 I - Assegurar o acesso às informações, aprimorando a segurança e a confiabilidade dos dados;

 II - Aprimorar as ferramentas de gestão, fomentando a qualidade dos serviços;

 III - Aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos administrativos;

 IV - Reduzir os custos operacionais decorrentes dos fluxos de criação e tramitação de documentos e processos administrativos; e

 V - Ampliar o uso de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação.

 Art. 3º. Para os efeitos deste Regulamento, são adotadas as seguintes definições:

 I - Documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou da natureza;

 II - Documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, somente acessível por equipamentos eletrônicos, podendo ser:

 a) Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

 b) Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e

 c) Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

 III - Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais.

 Art. 4º. É facultado às unidades migrar os processos e os documentos físicos em tramitação para o sistema SEI, fazendo-se o devido registro do procedimento.

§ 1º. Os processos e documentos gerados serão inseridos no SEI no formato “PDF” (Portable Document Format).

§2º. O processo migrado será a peça inicial de um novo processo eletrônico no SEI, juntando-se em ambos a Certidão, conforme Anexo Único, deste Decreto.

 Art. 5º. Na operacionalização do SEI deverão ser observadas, no que couber, a legislação vigente e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

 Art. 6º. Os documentos e processos administrativos recebidos e produzidos no âmbito da DPE-RO serão cadastrados no SEI de acordo com o adequado nível de acesso (público, restrito ou sigiloso).

 Art. 7º. O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em papel, tais como: capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

 Parágrafo único. Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI dispensam a sua formação e tramitação física

 Art. 8º. O acesso ao SEI será por meio de usuário e senha pessoal e intransferível.

 Art. 9º. Serão cadastrados como usuários do sistema SEI todos os membros, servidores e estagiários da DPE-RO, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das suas atividades.

 Art. 10. O responsável pela abertura do processo deverá:

 I - escolher o tipo de processo adequado ao assunto, conforme nomenclatura existente no SEI;

 II - cadastrar as informações obrigatórias solicitadas pelo SEI.

 Art. 11. Os documentos administrativos da DPE-RO serão elaborados no SEI utilizando-se preferencialmente os modelos nele disponibilizados.

 Art. 12. Os documentos produzidos no SEI serão assinados eletronicamente por meio de usuário e senha, observadas as normas de segurança e controle de uso.

 §1º. A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o seu sigilo.

 §2º. A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais.

 §3º. O Defensores Públicos e Servidores, para fins de assinatura, poderão optar em realizá-la quando em trânsito em outras localidades, sem prejuízo do exercício de outras tarefas pelo respectivo substituto.

 §4°. O disposto no parágrafo terceiro deste artigo não se aplica nos casos em que o titular da assinatura estiver em período de férias ou outros afastamentos legais.

 Art. 13. O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo SEI, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.

 Art. 14. O Serviço de Protocolo, após receber documentos externos em meio físico, deverá entregá-los na unidade destinatária, a qual ficará responsável por sua digitalização e inclusão no SEI.

 Parágrafo único. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:

 I - Identificado e a situação do documento certificada no SEI;

 II - Incluído o resumo de seu conteúdo no sistema;

 III - armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto.

 Art. 15. O usuário que gerar processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais para a atribuição desta classificação e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.

 §1º. A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.

 §2º. A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.

 Art. 16. São deveres dos usuários do SEI:

 I – utilizar adequadamente o sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;

 II - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

 III - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no sistema;

 IV - evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

 V - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;

 VI - disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI;

 VII - cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI no âmbito da Defensoria Pública.

 Parágrafo único. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

 Art. 17. Aplicam-se, no âmbito da DPE-RO, de forma supletiva, integrativa e/ou subsidiária, os termos do Decreto nº 21.794, de 5 de abril de 2017, do Governador do Estado de Rondônia, e suas eventuais alterações, bem como as demais normas de regulamentação do sistema no âmbito do Poder Executivo.

 Porto Velho - RO, 04 de maio de 2018.

  

MARCUS EDSON DE LIMA

Defensor Público-Geral do Estado

 

 

ANEXO ÚNICO

REGULAMENTO nº 025/2018/DPG/DPERO

 

CERTIDÃO

 

Certifico e dou fé que, no dia _/_/_ procedi à migração do processo/documento n. _______, com _____ (_____) volumes, para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sob o n.º _____________, conforme o art. 4º do Regulamento nº 25/2018/DPG/DPERO, sendo esta Certidão juntada em ambos.

 

Local e data.

 

Unidade responsável

Nome completo, assinatura e matrícula

 

Públicado no DOE nº 83 de 07.05.2018