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Regulamento nº 059/2021-GAB/DPERO, de 14 de Julho de 2021.


Institui e regulamenta o Sistema de Processo Eletrônico e-TCDF como o sistema de protocolo e acompanhamento processual eletrônico administrativo no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia (DPE-RO).

 

O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, especialmente as conferidas pelo art. 134 da Constituição Republicana, pela Constituição Estadual, pela Lei Complementar Federal nº 80/1994 e Lei Complementar Estadual nº 117/1994;

CONSIDERANDOos princípios constitucionais da eficiência, razoável duração do processo e, ainda, a necessidade de modernizar a administração desta instituição com a utilização dos mecanismos tecnológicos disponíveis;

CONSIDERANDO que a substituição do ambiente físico de documentação e tramitação processual para o meio eletrônico gera mais segurança e transparência da informação, além de agilizar o fluxo de trabalho, otimizar os procedimentos de pesquisa e controle de atos, refletindo ainda na economia direta e indireta de recursos;

CONSIDERANDO, diante disso, a necessidade de implantar um sistema eletrônico para o protocolo e tramitação de processos administrativos no âmbito da Defensoria Pública;

RESOLVE:

Art. 1º.Instituir e regulamentar o Sistema de Processo Eletrônico e-TCDF como o sistema oficial de protocolo e acompanhamento de documentos e processos administrativos no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.

§ 1º. O e-TCDF será de uso obrigatório para a tramitação de documentos e procedimentos administrativos, observado o calendário de implantação, regras de negócio complementares a este Regulamento e regras de transição estabelecidas pelo seu Comitê de Governança, instituído pela Portaria nº 0450/2021-GAB/DPE, de 5 de maio de 2021.

§ 2º. O e-TCDF registrará os atos realizados no sistema, sendo os documentos e práticas processuais admitidos mediante o uso de assinatura eletrônica.

Art. 2º.A implantação do e-TCDF no âmbito da DPE-RO atenderá as seguintes diretrizes:

I - Assegurar o acesso às informações, aprimorando a segurança e a confiabilidade dos dados;

II - Aprimorar as ferramentas de gestão, fomentando a qualidade dos serviços;

III - Aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos administrativos;

IV - Reduzir os custos operacionais decorrentes dos fluxos de criação e tramitação de documentos e processos administrativos; e

V - Ampliar o uso de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação.

Art. 3º. Para fins do disposto neste Regulamento, considera-se:

I - Usuário interno ou usuária interna: membro, membra, servidor, servidora, colaborador, colaboradora, estagiário ou estagiária da DPE-RO que tenha acesso ao e-TCDF;

II - Usuário externo ou usuária externa: qualquer pessoa que tenha interesse em consultar documentos e processos públicos cadastrados no e-TCDF;

III - Comitê de Governança: grupo responsável pela coordenação, gestão e implantação do e-TCDF no âmbito da DPE-RO;

IV - Unidade Administradora do Sistema: grupo responsável pelo gerenciamento de acessos ao e-TCDF;

V - Órgão/Unidade: seção, departamento ou diretoria que detém a carga e a responsabilidade afetas a determinado documento ou processo eletrônico;

VI - Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

VII - Documento eletrônico: qualquer peça produzida por meio eletrônico ou resultante da digitalização de documentos físicos, assinada eletronicamente;

VIII - Processo eletrônico: conjunto de arquivos eletrônicos que tramitam por meio eletrônico;

IX - Assinatura eletrônica: identificação inequívoca do signatário ou da signatária, realizada mediante login e senha pessoal do usuário interno ou da usuária interna, obtidos via credenciamento no e-TCDF pela Unidade Administradora do Sistema;

X - Responsabilidade de agir: momento processual no qual o agente público ou a agente pública, no exercício de suas funções, passa a deter a responsabilidade de atuar nos autos.

Art. 4º. Os documentos eletrônicos que possuam garantia de origem e de signatário são considerados originais para todos os efeitos legais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada.

Art. 5º. O Comitê de Governança definirá e publicará cronograma de implantação do sistema e-TCDF no âmbito da DPE-RO, inclusive data de disponibilização, e estabelecerá marcos de tramitação exclusivamente eletrônica e/ou digitalização de acervos.

§ 1º. A partir dos marcos de tramitação exclusivamente eletrônica definidos pelo Comitê de Governança, não poderão ser autuados processos físicos.

§ 2º. Estabelecidos marcos de tramitação exclusivamente eletrônica de documentos e/ou processos, as unidades poderão recusar o recebimento de documentos físicos advindos de outros órgãos da DPE-RO, nos termos de regulamentação definida pelo Comitê de Governança.

Art. 6º. O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo físico, tais como: capeamento, criação de volumes, numeração de folgas e carimbos.

Parágrafo Único. Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no e-TCDF dispensam a sua formação e tramitação física.

Art. 7º. Os documentos e processos produzidos ou inseridos na DPE-RO serão cadastrados no e-TCDF de acordo com o adequado nível de acesso (público [geral ou apenas na intranet], sigiloso e/ou restrito).

Art. 8º. O acesso ao e-TCDF e a assinatura eletrônica se darão por meio de usuário e senha pessoal, observadas as normas de segurança e controle de uso.

§ 1º. Serão cadastrados como usuários do sistema todos os membros, servidores e estagiários da DPE-RO, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das suas atividades.

§ 2º.A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do ou da titular o seu sigilo.

§ 3º. A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais.

Art. 9º.São deveres dos usuários internos e usuárias internas do e-TCDF:

I - Utilizar adequadamente o sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;

II - Guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

III - Manter a cautela necessária na utilização do e-TCDF, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no sistema;

IV - Evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

V - Participar dos programas de capacitação referentes ao e-TCDF;

VI - Disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao e-TCDF;

VII - Cumprir os regulamentos, manuais e demais legislações que tratem de procedimentos específicos quando à utilização do e-TCDF no âmbito da DPE-RO.

Parágrafo Único. O uso inadequado do e-TCDF fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 10. Os casos omissos serão resolvidos pelo(a) Defensor(a) Público(a) Geral.

Art. 11. Este Regulamento entra em vigor na data de sua publicação.

Porto Velho, 07 de julho de 2021.

HANS LUCAS IMMICH

Defensor Público-Geral do Estado