Porto Velho, 23 de setembro de 2016.
Regulamenta a utilização do Sistema Odin para movimentação de processos dentro da instituição.
O CORREGEDOR-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições legais e regimentais;
CONSIDERANDO o disposto no art. 18, IX da Lei Complementar Estadual n. 117/1994, que estabelece a competência do Corregedor-Geral para baixar instruções nos limites de suas atribuições, visando à regularidade e aperfeiçoamento das atividades da Defensoria Pública, sem prejuízo da autonomia funcional de seus membros;
CONSIDERANDO o Ato Conjunto n. 001/2015-CGJ/DPERO, subscrito pelo Corregedor-Geral da Justiça e o Corregedor-Geral da Defensoria Pública, publicado no Diário da Justiça n. 127, de 13 de
julho de 2015;
CONSIDERANDO a necessidade de padronização de procedimentos, no sentido de facilitar o controle e organização da distribuição e movimentação de processos físicos, bem como dos atendimentos a assistidos na instituição;
RESOLVE:
Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Atendimento “Odin” como meio oficial de controle de assiduidade, produtividade e eficiência na prestação dos serviços pelos membros e servidores da
Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
Art. 2º Será obrigatória a utilização do sistema para:
I – movimentação interna de autos físicos de processos judiciais em carga para a DPE/RO;
II – controle de todos os atendimentos ao público;
III - banco de dados dos assistidos;
IV – disponibilização de peças processuais e demais documentos expedidos, bem como as respectivas minutas;
Art. 3º Considera-se movimentação de processo sua circulação pelas unidades da Defensoria Pública, para manifestações e/ou ciência.
Parágrafo único. A movimentação dos documentos deve ser processada com a máxima rapidez e com rigorosa observância dos prazos fixados para cada caso, pelos Defensores Públicos competentes, segundo a natureza da matéria.
Art. 4º Caberá à Divisão de Tecnologia da Informação-DTI a gestão do sistema, sob supervisão e controle da Corregedoria-Geral, prestando o devido apoio aos usuários, com suporte, aprimoramento e informações sobre o seu funcionamento.
Parágrafo único. A DTI elaborará o Manual de Procedimentos do Odin e, quando solicitado pelo Coordenador do Núcleo da DPE, promoverá treinamentos quanto à utilização do sistema e sua regulamentação.
Art. 5º A Divisão de Recursos Humanos - DRH deverá informar todas as eventuais alterações no quadro de servidores e membros para a Divisão de Tecnologia da Informação – DTI, a fim de realizar as modificações necessárias no sistema.
Art. 6º O primeiro acesso ao sistema será feito por meio de login e senha que, por padrão, será o número do CPF do usuário e a senha, os seis primeiros dígitos do login, sendo obrigatória a sua imediata alteração pelo próprio usuário por nova senha que será de uso pessoal e intransferível, nos termos deste provimento.
Parágrafo único. O usuário terá acesso ao sistema somente mediante declaração de ciência dos termos deste provimento e aceitação do termo de responsabilidade por todos os atos realizados
sob seu login e senha.
Art. 7º O servidor ou membro que utilizar-se de usuário e senha que não seja a sua, sujeitar-se-á às sanções administrativas, cíveis e penais cabíveis, procedendo-se à abertura de processo administrativo disciplinar para averiguar eventual responsabilidade.
Art. 8º A implantação do Sistema nos Núcleos das Comarcas do interior do estado será feita de forma gradual, observadas suas limitações estruturais e eventuais dificuldades.
Parágrafo único. Enquanto não implementado o sistema no Núcleo da Comarca, fica suspensa a obrigatoriedade de utilização do sistema.
Art. 9º Deverão ser registrados em tempo real e imediato no Sistema todos os atos e atendimentos realizados, desde o momento da chegada do assistido à recepção e a chamada de sua senha sequencial, a fim de possibilitar o controle do tempo e volume dos atendimentos realizados por servidores e Defensores Públicos.
Art. 10. Os setores de protocolo, bem como o Cartório da DPE/RO deverão zelar pelo registro da entrada e saída de todos os processos judiciais da instituição, anexando a cada processo a guia de tramitação deste, com relatório detalhado da sua movimentação interna, que deve ser extraída do sistema eletrônico.
Parágrafo único. Caso o cartório constate a ausência de dados de tramitação, imediatamente identificará o responsável pela omissão e encaminhará comunicação do fato à Corregedoria-Geral, para providências.
Art. 11. Esta Instrução Normativa entra em vigor 30 dias após sua publicação no Diário Oficial do Estado.
Art. 12. Durante o período de vacatio legis previsto no artigo anterior, eventuais dúvidas e questionamentos deverão ser dirigidos à DTI, que em caso de omissão normativa encaminhará consulta à Corregedoria-Geral.
JORGE MORAIS DE PAULA
Corregedor-Geral
HANS LUCAS IMMICH
Corregedor Auxiliar