Dispõe sobre o gerenciamento e fiscalização dos contratos firmados pela Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, especialmente as conferidas pelo art. 134 da Constituição Republicana, pela Constituição Estadual, pela Lei Complementar Federal nº 80/1994 e Lei Complementar Estadual nº 117/1994;
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar o sistema de controle de contratos na Defensoria Pública do Estado de Rondônia, estabelecendo as atribuições do gestor e do fiscal de contratos, além de disponibilizar orientações sobre os procedimentos que devem ser adotados nas contratações realizadas;
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimentos padronizados relativos ao gerenciamento de contratos firmados pela Defensoria Pública e considerando, ainda, o disposto na Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º. O gerenciamento e a fiscalização dos contratos firmados pela Defensoria Pública do Estado de Rondônia (DPE-RO) obedecerão ao disposto na legislação pertinente e neste Regulamento, bem como em instruções normativas e demais atos internos.
Art. 2º. Para fins deste Regulamento, prevalecem as definições e conceitos empregados nas leis, regulamentos e normas aplicáveis aos contratos na Administração Pública, notadamente os seguintes:
I - Administração: Defensoria Pública do Estado de Rondônia;
II - Contrato: considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada (parágrafo único do artigo 2o da Lei n° 8.666/93);
III - Contratante: órgão ou entidade signatária do instrumento contratual (inciso XIV, do artigo 6o da Lei n° 8.666/93);
IV - Contratado: pessoa física ou jurídica signatária de contrato com a Administração Pública (inciso XV, do artigo 6o da Lei n° 8.666/93);
V - Fiscal de Contrato: servidor designado para acompanhamento da execução do objeto do contrato, certificando sua execução em estrito cumprimento das suas cláusulas, procedendo aos registros das falhas encontradas e adotando as providências necessárias para que sejam realizadas as correções cabíveis;
VI - Fiscal Suplente de Contrato: servidor designado para exercer as atividades de Fiscal de Contrato durante os afastamentos e impedimentos do titular;
VII - Fiscal Técnico do Contrato: servidor possuidor de conhecimentos técnicos acerca do objeto contratual, designado para assistir o Fiscal de Contrato;
VIII - Gestor de Contrato: servidor especialmente designado pelo Defensor Público-Geral para ser representante da DPE-RO relativamente a um ou vários contratos, com atribuições gerenciais, técnicas e operacionais relacionadas à sua gestão;
IX - Ocorrência: ato ou fato que dificulta ou impossibilita a execução do objeto contratual ou, ainda, atinge a relação jurídica da contratada com a Administração;
X - Preposto: funcionário representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;
XI - Termo de Recebimento Provisório: declaração formal de que os serviços foram prestados e/ou os bens foram entregues e/ou as obras foram executadas, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos Critérios de Aceitação, que são parâmetros objetivos e mensuráveis utilizados para verificar se um bem ou serviço recebido está em conformidade com os requisitos especificados no Termo de Referência;
XII - Termo de Recebimento Definitivo: declaração formal de que os serviços prestados e/ou bens fornecidos e/ou obras executadas atendem aos requisitos estabelecidos no contrato e Termo de Referência ou Projeto Básico;
XIII - Relatório de Acompanhamento e Fiscalização de Serviços: relatório formal elaborado pelo fiscal do contrato, que deverá ser realizado mensalmente no âmbito dos contratos referentes à prestação de serviços, em que especifica as atividades de fiscalização diárias realizadas, realizando a descrição das ocorrências;
XIV - Certificar: emitir atestados ou certidões de avaliação dos serviços prestados, das obras executadas ou daquilo que for produzido pelo contratado. Isso pode ser solicitado tanto para medidas administrativas ou judiciais a serem tomadas pela administração, ou pelo contratado, na postulação dos seus direitos e na defesa dos seus interesses.
Art. 3º. Conforme estabelecido no artigo 58 da Lei n° 8.666/1993 (Lei de Licitações), o regime jurídico dos contratos administrativos confere à Administração, em relação a eles, as prerrogativas de:
I - modificá-los, unilateralmente, para melhor adequação às finalidades de interesse público, respeitados os direitos do contratado;
II - rescindi-los, unilateralmente, nos casos especificados no inciso I do art. 79 daquela lei;
III - fiscalizar-lhes a execução;
IV - aplicar sanções motivadas pela inexecução total ou parcial do ajuste;
V - nos casos de serviços essenciais, ocupar provisoriamente bens móveis, imóveis, pessoal e serviços vinculados ao objeto do contrato, na hipótese da necessidade de acautelar apuração administrativa de faltas contratuais pelo contratado, bem como na hipótese de rescisão do contrato administrativo.
CAPÍTULO II
ORGANIZAÇÃO
Art. 4º. Os serviços de acompanhamento e controle de contratos são os seguintes, os quais se completam para a segurança da execução contratual:
I - Gerenciamento de contratos - é o serviço geral de controle e acompanhamento de todos os contratos da Instituição;
II - Gestão de contrato - é o serviço de acompanhamento da execução do contrato, de forma a assegurar o perfeito cumprimento das cláusulas avençadas, caracterizando-se pela certificação do cumprimento das obrigações legais assumidas;
III - Fiscalização de contrato - é o serviço que verifica se o objeto está sendo executado com absoluta observância do estabelecido no contrato e seus anexos.
CAPÍTULO III
INDICAÇÃO E DESIGNAÇÃO DE GESTORES E FISCAIS DE CONTRATO
Seção I
Gestores e fiscais
Art. 5º. Serão nomeados gestor e fiscal para os contratos cujo cumprimento não se esgote em ato de entrega, para os quais será designado servidor ou comissão responsável pelo recebimento, nos casos previstos em lei.
Art. 6º. A indicação do gestor do contrato deve ser feita pela chefia da Divisão Administrativa em momento imediatamente posterior à homologação do processo licitatório ou da ratificação da dispensa ou inexigibilidade de licitação, quando for o caso.
Art. 7º. A indicação do fiscal titular e suplente do contrato deve ser feita, preferencialmente, no termo de referência ou projeto básico, devendo recair sobre o solicitante ou servidor da Unidade Competente, na forma definida pelo Regulamento nº 011/2017/DPG/DPE-RO, salvo se disposto de outra forma pelo Defensor Público-Geral.
§1º. Os fiscais titular e suplente do contrato poderão ser assistidos por um fiscal técnico, o qual será requerido pelo gestor do contrato e designado pelo Defensor Público-Geral.
§2º. O gestor do contrato avaliará a necessidade e utilidade da designação de fiscais técnicos, a depender do objeto contratual, cujas atribuições poderão recair sobre o próprio fiscal titular ou suplente, de forma cumulativa.
§3º. A Divisão de Recursos Humanos deverá apresentar sugestões de servidores qualificados para exercerem as atribuições cabíveis aos fiscais técnicos, quando solicitado pelo Gestor do contrato.
Art. 8º. Os servidores responsáveis pela gestão e fiscalização de cada contrato serão designados pelo Defensor Público-Geral, devendo todas as designações serem informadas à Divisão de Recursos Humanos, para lançamento nos assentamentos funcionais.
Art. 9º. Os seguintes requisitos deverão ser observados para indicação e designação de gestores e fiscais de contrato:
I - gozar de boa reputação ético-profissional;
II - não estar respondendo a expediente de natureza disciplinar;
III - não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera da Administração Pública;
IV - não haver sido responsabilizado por irregularidades junto a Tribunais de Contas da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município;
V - não haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública ou por ato de improbidade administrativa;
VI - ter conhecimento acerca da legislação que rege a gestão de contratos públicos;
VII - não ter vínculo com o setor orçamentário ou financeiro, sobretudo aqueles que são diretamente responsáveis pelo processamento da execução da despesa, ou com a Comissão Permanente de Compras e Licitação.
VII – não ter vínculo com o setor orçamentário ou financeiro, sobretudo aqueles que são diretamente responsáveis pelo processamento da execução da despesa, ou com a Comissão Permanente de Compras e Licitação, exceto para os objetos contratuais vinculados diretamente às atividades precípuas dos mencionados setores. (Redação dada pelo Regulamento nº 41/2019/DPG/DPE)
VIII - ter conhecimento sobre a metodologia de fiscalização, as responsabilidades pessoais e as formalidades que devem ser adotadas nos procedimentos de ofício.
§1°. Quando a fiscalização do contrato exigir atividades e diligências diárias, o ato de designação poderá estabelecer que o fiscal tenha dedicação exclusiva. O fiscal poderá ainda, diante da situação concreta, postular essa condição, de modo fundamentado, o que será avaliado pelo Defensor Público-Geral.
§2°. A chefia imediata do servidor indicado para fiscalização de contrato será informada do fato previsto no parágrafo anterior, a fim de adotar medidas para sua liberação, salvo mediante fundamentação escrita na qual se comprove que o afastamento do servidor indicado causará real prejuízo à continuidade do serviço.
§3°. O servidor designado deverá ser esclarecido pelo gestor do contrato sobre a metodologia de fiscalização e o atendimento das formalidades essenciais que terá que cumprir para a segurança jurídica dos procedimentos.
§4°. O servidor designado somente poderá recusar o encargo nas hipóteses de impedimento e/ou suspeição devidamente comprovadas.
§5°. É facultado ao servidor designado para fiscalização de contrato solicitar reconsideração, sob o fundamento de não deter os conhecimentos necessários ou por outro fato relevante, a qual deverá ser apreciado pelo Defensor Público-Geral.
§6°. Dependendo da complexidade do objeto e da conveniência da Administração, será permitida a contratação de terceiros, pessoa física ou jurídica, para assistir e subsidiar gestores e fiscais com informações pertinentes às suas atribuições.
Seção II
Gestores e fiscais substitutos
Art. 10. A designação de substitutos de gestores e fiscais atenderá aos princípios da razoabilidade e da eficiência.
Art. 11. Os substitutos estão sujeitos às mesmas condições estabelecidas para os titulares, especialmente às que se referem ao perfil, impedimentos e responsabilidades.
Art. 12. Os substitutos assumem automaticamente o lugar dos titulares durante seus afastamentos legais e nas seguintes situações:
I - instauração de processo disciplinar ou citação em ação penal, ação civil pública ou tomada de contas especial;
II - condenação em quaisquer das hipóteses do inciso anterior;
III - destituição da tarefa por conveniência do serviço.
Parágrafo único. Durante o período de gestão ou fiscalização, o substituto dará continuidade ao acompanhamento e à fiscalização do contrato iniciada pelo titular, indicando a condição de substituto em exercício.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Seção I
Defensoria Pública-Geral
Art. 13. Competem ao Defensor Público-Geral as seguintes atividades no gerenciamento dos contratos:
I - designar gestores e fiscais titulares e substitutos;
II - garantir aos gestores e aos fiscais a disponibilidade dos meios necessários ao efetivo acompanhamento e fiscalização dos contratos, quando requeridos, mediante análise de proporcionalidade e de razoabilidade;
III - decidir, sem prejuízo da manifestação prévia da chefia imediata, sobre pedido de dedicação exclusiva do fiscal, considerando a complexidade, o tempo demandado e a natureza de cada contrato;
IV - decidir, mediante prévia análise jurídica, contábil e de conformidade, sobre os pedidos de alteração, repactuação, reajuste, reequilíbrio econômico-financeiro e renovação dos contratos e de rescisão unilateral;
V - decidir sobre a aplicação de penalidades, exceto as previstas previamente em contrato ou termo de referência que não sejam de sua competência;
VI - encaminhar representações diante de indicativos de infração disciplinar por parte de servidores ou de ilícitos praticados por terceiros;
VII - decidir sobre a retenção de parcelas, glosa ou bloqueio de pagamentos, que poderão ser sugeridos por iniciativa do fiscal ou gestor do contrato;
VIII - determinar a instauração de processo para rescisão de contrato quando for o caso.
Parágrafo único. As atividades de gerenciamento realizadas pela Defensoria Pública-Geral não eximem gestores e fiscais de sua responsabilidade pelo acompanhamento e fiscalização dos contratos.
Seção II
Divisão Administrativa
Art. 14. Competem à Divisão Administrativa as seguintes atividades no gerenciamento de contratos:
I - supervisionar a gestão e a fiscalização de contratos, requerer explicações, determinar diligências, inclusive de averiguação e conferência de informações, e adotar medidas de vigilância interna que assegurem o efetivo acompanhamento da execução;
II - prestar orientações aos gestores e fiscais;
III - verificar se não há impedimentos de gestores e fiscais indicados para atuar no contrato, mediante consulta junto à Divisão de Recursos Humanos;
IV - encaminhar os extratos dos contratos, aditivos e outros instrumentos congêneres para publicação na imprensa oficial;
V - receber as notificações de gestores e fiscais quanto ao descumprimento de obrigações contratuais, já devidamente instruídos, e encaminhar ao Defensor Público-Geral para deliberação sobre aplicação de penalidade ou processo de rescisão;
VI - apreciar os registros realizados nos contratos por gestores e fiscais, avaliando as providências adotadas e determinando as correções necessárias;
VII - adotar providências saneadoras no caso de irregularidades contratuais não corrigidas por gestores e fiscais;
VIII - propor e/ou solicitar ao Centro de Estudos a previsão, execução e/ou contratação de programas ou cursos de qualificação de gestores e fiscais de contratos, bem como incentivar a capacitação em cursos promovidos pela Administração Pública em geral;
IX - verificar mensalmente se os dados dos contratos, termos aditivos e convênios estão sendo publicados corretamente no portal da transparência da Instituição, bem como na plataforma eletrônica de controle de contratos (CONTRATOS.GOV);
IX - verificar mensalmente se os dados dos contratos, termos aditivos e convênios estão sendo publicados corretamente no portal da transparência da Instituição, bem como no SIAG - Sistema Integrado de Apoio a Gestão ou outro que o substitua; (Redação alterada pelo Regulamento n. 90/2023/DPG/DPERO)
X - receber e esclarecer dúvidas e reclamações dos setores da Defensoria Pública atingidos pela má qualidade de serviços, obras e/ou fornecimentos contratados.
Parágrafo único. As atividades de gerenciamento realizadas pela Divisão Administrativa não eximem gestores e fiscais de sua responsabilidade pelo acompanhamento e fiscalização dos contratos.
Seção III
Gestor e Fiscal
Art. 15. Competem ao gestor as seguintes atividades no acompanhamento do contrato:
I - encaminhar os termos contratuais e aditivos para assinatura das contratadas, podendo solicitar auxílio do fiscal de contrato para execução dessa tarefa;
II - encaminhar os termos contratuais e aditivos para assinatura do Defensor Público-Geral;
III - colher assinatura das testemunhas nos termos contratuais e aditivos;
IV - adotar as providências para que a contratada, quando for o caso, faça a prestação de garantia contratual;
V - no caso de contrato de terceirização, exigir da contratada a apresentação de contas vinculadas ao contrato;
VI - fazer juntada ao feito de origem de via original de termo contratual e de seus aditivos, da comprovação da prestação de garantia, bem como todos os documentos relacionados ao referido contrato;
VII - registrar os instrumentos contratuais e outras informações pertinentes em sistema eletrônico de controle de contratos (CONTRATOS GOV), bem como no portal da transparência da Instituição, mantendo-os atualizados;
VII - registrar os instrumentos contratuais e outras informações pertinentes no SIAG - Sistema Integrado de Apoio a Gestão ou outro que o substitua, bem como no portal da transparência da Instituição, mantendo-os atualizados; (Redação alterada pelo Regulamento n. 90/2023/DPG/DPERO)
VIII - controlar a validade dos contratos comunicando aos respectivos fiscais, com antecedência mínima de 6 (seis) meses antes do vencimento, para efeito de renovação ou nova licitação;
IX - apreciar a manifestação do fiscal e/ou da unidade interessada no objeto adquirido quanto à continuidade ou não do contrato;
X - acompanhar as publicações dos extratos dos contratos, aditivos e outros instrumentos congêneres, para juntada ao feito de origem:
XI - encaminhar via dos contratos e aditivos às contratadas;
XII - conhecer o teor dos instrumentos contratuais sob sua responsabilidade, bem como a legislação e normas pertinentes;
XIII - comprovar, quando da solicitação de prorrogação, se a contratada continua mantendo as condições de habilitação que ensejaram a sua contratação;
XIV - oficiar à contratada quanto à regularização das faltas registradas e/ou defeitos observados pelo fiscal na execução do contrato, estabelecendo prazo para a correção;
XV - informar à Divisão Administrativa, nos autos respectivos, o não atendimento à determinação de que trata o inciso anterior, manifestando-se quanto às justificativas apresentadas pela contratada;
XVI - informar à Divisão Administrativa sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor soluções para regularização das faltas e problemas observados e/ou sanções que entender cabíveis;
XVII - manifestar-se em todos os atos da Administração referentes à execução, alteração, renovação, reajuste e repactuação do contrato e aplicação de penalidades;
XVIII - no caso da aplicação da penalidade de multa, encaminhar os autos ao Grupo de Contabilidade para que seja realizado o cálculo conforme estabelecido no contrato;
XIX - manifestar-se quando do término da vigência do contrato sobre a liberação da garantia contratual;
XX - fazer os lançamentos de sua competência no sistema informatizado de gerenciamento de contratos;
XXI - implantar instrumentos de controle para assegurar a qualidade dos serviços prestados, por meio de formulários para sugestão/reclamação, pesquisas diretas de satisfação, urnas coletoras de opinião e outros mecanismos que permitam aferir qualidade e satisfação dos beneficiários da aquisição.
XXII - cuidar das questões relativas à prorrogação de Contrato junto à unidade competente e aos fiscais, que deve ser providenciada antes de seu término, reunindo as justificativas competentes, baseado nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação;
XXIII - cuidar das questões relativas à comunicação para abertura de nova licitação à Unidade Competente respectiva, definida nos termos do Regulamento nº 011/2017/DPG/DPE-RO, antes de findo o estoque de bens e/ou a prestação de serviços e com antecedência razoável;
XXIV - receber os pedidos de alterações de interesse da Contratada, que deverão ser por ela formalizados e devidamente fundamentados, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico financeiro ou repactuação, e encaminhar para apreciação e deliberação do Defensor Público-Geral, aos moldes do art. 13, inciso IV deste Regulamento. No caso de pedido de prorrogação de prazo, deverá ser comprovado o fato impeditivo da execução, o qual, por sua vez, deverá corresponder àqueles previstos no art. 57, § 1°, da Lei 8.666/93 e alterações;
XXV - realizar as previsões de empenho estimativo solicitadas pela Divisão Orçamentária e Financeira - DOF e controlar os saldos de contrato e de empenho solicitando as anulações e reforços sempre que necessário;
XXVI - solicitar justificativa técnica do Fiscal Técnico, quando couber, com vistas à alteração unilateral do Contrato pela Administração;
XXVII - negociar o contrato sempre que o mercado assim o exigir e quando da sua prorrogação, nos termos da lei;
XXVIII - deflagrar e conduzir os procedimentos de rescisão contratual, sempre que houver descumprimento de cláusulas contratuais por culpa da Contratada, acionando as instâncias superiores e/ou os órgãos públicos competentes quando o fato exigir;
XXIX - justificar todas as solicitações de prorrogação ou alteração do contrato sob sua responsabilidade, com a descrição detalhada das razões fáticas que ensejam a modificação pretendida, visando à obtenção da autorização do Defensor Público-Geral;
XXX - aceitar ou recusar, justificadamente, preposto indicado, solicitando sua substituição à contratada em caso de recusa.
Art. 16. Competem ao fiscal do contrato as seguintes atividades na fiscalização dos contratos, sem prejuízo de outras que lhes sejam conferidas em leis ou regulamentos:
I - zelar pelo efetivo cumprimento das obrigações contratuais, acompanhar a execução do objeto contratual, proceder medições e formalizar atestações, bem como antecipar-se a solucionar problemas que afetem a relação contratual (ex.: greves, chuvas, fim de prazos) e esclarecer dúvidas da contratada, encaminhando às áreas correspondentes os problemas que surgirem quando lhe faltar competência;
II - manter cópia do termo contratual e de todos os aditivos, se existentes, do edital da licitação, da especificação técnica, do projeto básico ou termo de referência, conforme o caso, da proposta da contratada, juntamente com outros documentos que possam dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pela contratada;
III - conhecer o teor do instrumento contratual sob sua responsabilidade, bem como a legislação e as normas pertinentes ao objeto, e anotar em registro próprio e no sistema eletrônico de controle de contratos (CONTRATOS GOV) todas as ocorrências relacionadas à sua execução;
III - conhecer o teor do instrumento contratual sob sua responsabilidade, bem como a legislação e as normas pertinentes ao objeto, e anotar em registro próprio e no SEI - Sistema Eletrônico de Informações todas as ocorrências relacionadas à sua execução; (Redação alterada pelo Regulamento n. 90/2023/DPG/DPERO)
IV - orientar a contratada, por intermédio do preposto, sobre a correta execução do contrato, levando ao seu conhecimento situações temerárias ou em desconformidade com as cláusulas contratuais, e advertindo-a recomendando medidas corretivas, sempre por escrito, com prova do recebimento e estabelecendo prazo de solução;
V - controlar os prazos de entrega e/ou de execução, adotando as providências cabíveis, inclusive notificando a contratada acerca do atraso injustificado, fixando data-limite para o cumprimento da obrigação e esclarecendo sobre possível penalidade;
VI - em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua responsabilidade e encaminhando ao Gestor do Contrato aquelas que fugirem de sua competência;
VII - receber, provisoriamente ou definitivamente, o objeto do contrato, no prazo estabelecido e mediante termo circunstanciado assinado pelas partes, ou rejeitar, no todo ou em parte, o recebimento de bens e serviços em desacordo com as especificações do objeto contratado, registrando nos autos, salvo quando o recebimento for de responsabilidade de comissão ou servidor especialmente designados;
VIII - levar ao conhecimento do Gestor do Contrato sobre a necessidade de suspensão provisória da execução do Contrato quando, objetivamente, constatar uma irregularidade que precise ser sanada, bem como levar ao conhecimento do Gestor do Contrato a notícia sobre indícios de crimes de que tenha conhecimento em razão do ofício ou de situações irregulares que devam ser objeto de atenção de órgãos fiscalizadores;
IX - emitir atestados ou certidões de avaliação dos serviços prestados, das obras executadas ou daquilo que for produzido pelo contratado, os quais podem ser solicitados tanto para medidas administrativas ou judiciais a serem tomadas pela administração ou pelo contratado na postulação dos seus direitos e na defesa dos seus interesses;
X - diligenciar pela apresentação da documentação necessária à instrução processual quando o fiscal do contrato não estiver localizado na Sede da Defensoria Pública ou quando o objeto do contrato possuir complexidade, a exemplo dos contratos de cessão de mão-de-obra;
XI - indicar ao Gestor que efetue glosas por serviços, obras ou produtos mal executados ou não executados e sugerir a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigações;
XII - analisar e certificar as notas fiscais/faturas enviadas pela contratada, atestando a execução parcial ou total do serviço e verificando a regularidade fiscal e trabalhista antes de encaminhar para pagamento, juntando os comprovantes ao feito correspondente;
XXIII - prestar orientação, sugerir diretrizes, dar e receber informações sobre a execução do contrato solicitadas pelo Gestor, pelo contratado ou pelo Controle Interno;
XXIV - fiscalizar in loco a efetiva execução do objeto em consonância com os termos contratuais pactuados, tendo como parâmetro o atingimento dos objetivos da aquisição, verificando o cumprimento das disposições contratuais técnicas em todos os seus aspectos e confirmando as medições dos serviços realizados, do cronograma de obras, dos fornecimentos atendidos e da linha de produção;
XXV - solicitar ao Gestor do Contrato, justificadamente, os meios materiais e logísticos essenciais ao cumprimento do ofício;
XXVI - identificar e avaliar as situações de risco do contrato levando-as à ciência do Gestor do Contrato, quando a gravidade assim exigir;
XXVII - informar ao Gestor do Contrato sobre seus afastamentos legais, com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis, a fim de que se possa providenciar sua devida substituição legal, caso haja concomitância de afastamento entre o fiscal titular e o suplente.
Art. 17. Competem ao Fiscal Técnico do contrato as seguintes atividades na fiscalização do contrato:
I - subsidiar o fiscal do contrato quanto à avaliação técnica da execução do objeto contratual;
II - elaborar relatório técnico de acompanhamento e fiscalização dos serviços;
III - informar ao Gestor do Contrato sobre seus afastamentos legais, com antecedência mínima de 05 (cinco) dias úteis, a fim de que se possa providenciar sua devida substituição legal.
Seção VI
Responsabilidade de gestores e fiscais
Art. 18. Os gestores e fiscais respondem administrativamente pelo exercício irregular das atribuições que lhes são confiadas, estando sujeitos às penalidades previstas na Lei Complementar n° 68, de 9 de dezembro de 1992, que dispõe sobre o Regime Jurídico dos Servidores Públicos Civis do Estado de Rondônia, das Autarquias e das Fundações Públicas Estaduais e dá outras providências.
Parágrafo único. A responsabilidade disciplinar poderá ser acompanhada do dever de reparação de dano, sem prejuízo de medidas judiciais quando da prática de crime contra a Administração Pública ou situação de improbidade administrativa.
CAPÍTULO V
PROCEDIMENTOS DE GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
Art. 19. A gestão do contrato visa a acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços e/ou fornecimento dos bens que compõem o objeto durante todo o período de execução do contrato e compreende as seguintes tarefas:
I - início:
a) inserção da contratada pelo gestor e fiscal do contrato contemplando, no mínimo:
b) realização de reunião inicial, quando couber, convocada pelo gestor do contrato, com a participação do fiscal, do representante da contratada e, sempre que possível, do representante da unidade interessada e demais intervenientes por ele identificados, cuja paauta observará, pelo menos:
II - entrega, quando for o caso, de ordem de serviço ou de fornecimento de bens pelo gestor do contrato ao preposto da contratada.
III - monitoramento da execução, que consiste em:
a) confecção e assinatura do termo de recebimento provisório, a cargo do fiscal;
b) avaliação da qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues e justificativas, de acordo com os critérios de aceitação definidos em contrato, a cargo do fiscal e da unidade interessada;
c) identificação de não conformidade com os termos contratuais, a cargo do fiscal e da unidade interessada;
d) verificação de aderência aos termos contratuais, a cargo do gestor;
e) verificação de cumprimento das normas trabalhistas, a cargo do gestor ou a possibilidade de nomeação de fiscal técnico se a complexidade do objeto exigir tal fiscalização;
f) verificação da manutenção das condições de habilitação, a cargo do fiscal;
g) encaminhamento das demandas de correção à contratada, a cargo do gestor e do fiscal, no que couber às respectivas competências;
h) encaminhamento de indicação de sanções por parte do gestor do contrato para a Defensoria Pública-Geral, quando a aplicação da penalidade for de competência exclusiva desta;
i) confecção e assinatura do termo de recebimento definitivo, obedecendo ao que preceitua a Lei n° 8.666/93. para fins de encaminhamento para pagamento, a cargo do fiscal com base nas informações produzidas nas alíneas "a" a "g" deste inciso;
j) autorização, quando for o caso, para emissão de nota fiscal, a ser encaminhada ao preposto da contratada, a cargo do fiscal;
k) verificação das regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias para fins de pagamento, a cargo do fiscal;
l) verificação da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação para renovação, a cargo do fiscal e da unidade interessada;
m) encaminhamento à Divisão Administrativa de eventuais pedidos de modificação contratual, a cargo do gestor e do fiscal;
n) manutenção do histórico de gerenciamento do contrato no feito de contratação, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas ou negativas da execução do contrato, por ordem cronológica, e providências adotadas, com juntada dos documentos correspondentes, a cargo do gestor e do fiscal.
IV - recebimento
a) em se tratando de obras e serviços:
b) em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:
Parágrafo único. Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.
Art. 20. No caso de contratos de serviços terceirizados, a gestão e a fiscalização serão orientadas, naquilo que não contrariar o presente Regulamento e demais normas internas que disciplinam o assunto, pelo estabelecido na Instrução Normativa nº 5, de 25 de maio de 2017, do Secretário de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, com suas alterações, inclusive posteriores, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
CAPÍTULO VI
SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
Seção I
Disposições gerais
Art. 21. O descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas pela contratada, sobretudo quanto às obrigações e encargos sociais e trabalhistas, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei n° 8.666, de 1993.
Art. 22. Pela inexecução total ou parcial do contrato, a Defensoria Pública poderá, garantida a prévia defesa, aplicar ao contratado as sanções previstas no artigo 87 da Lei nº 8.666/93 e/ou no artigo 7º da Lei nº 10.520/2002.
Parágrafo único. A não comunicação acerca da conduta da empresa que praticar atos ilegais tipificados no art. 7º da Lei n° 10.520/2002 poderá ensejar a aplicação de sanções ao fiscal e gestor, conforme previsão do art. 82 da Lei n° 8.666/1993.
Seção II
Procedimentos de apuração
Subseção I
Gestor e fiscal
Art. 23. Os gestores e fiscais obedecerão aos seguintes procedimentos para apuração de responsabilidade do contratado em caso de infração contratual:
I - comunicação pelo fiscal, quando for o caso, e notificação pelo gestor sobre a apuração de infração contratual cometida pelo contratado constando, no mínimo, o seguinte: número do feito, número do contrato, vigência do contrato, nome e CNPJ da contratada, unidade interessada, infração contratual cometida e seu enquadramento nas cláusulas contratuais, penalidade prevista, prazo para apresentação de razões de defesa, local, data e assinatura do fiscal ou do gestor, nas respectivas competências;
II - recebimento e apreciação das razões de defesa da contratada, com manifestação por parte do gestor e do fiscal, se for o caso, considerando como inexistente a infração contratual ou propondo as sanções cabíveis conforme estabelecido no contrato;
III - autuação dos documentos e encaminhamentos à Divisão Administrativa para apreciação e deliberação.
§ 1°. A notificação será entregue pelo fiscal do contrato ao preposto ou ao representante legal da contratada, mediante comprovação de recebimento, podendo, quando necessário, solicitar apoio dos setores de Oficial de Diligências.
§ 2°. Após a fluência do prazo de defesa, apresentadas estas ou não, o gestor do contrato certificará, providenciará a autuação e encaminhará os autos à Divisão Administrativa com a proposta de sanção a ser aplicada.
Subseção II
Divisão Administrativa
Art. 24. A Divisão Administrativa obedecerá aos seguintes procedimentos para apuração de responsabilidade do contratado em caso de infração contratual:
I - análise prévia da manifestação do gestor;
II - deliberação sobre eventuais medidas de esclarecimento ou diligências necessárias;
III - apresentação das conclusões ao Defensor Público-Geral;
IV - encaminhar notícia da penalidade à Comissão de Licitação para registro no SICAF.
Subseção III
Defensoria Pública-Geral
Art. 25. Cabe ao Defensor Público-Geral decidir sobre a aplicação ou não da penalidade proposta pelo gestor do contrato, após análise da Assessoria Jurídica.
Parágrafo único. A decisão do Defensor Público-Geral será comunicada à contratada por meio de notificação de penalidade entregue ao preposto ou representante da contratada, mediante comprovação de recebimento.
Subseção IV
Da rescisão do contrato
Art. 26. A inexecução total ou parcial do contrato pode ensejar a sua rescisão, com as consequências contratuais e as previstas em lei ou regulamento.
Art. 27. Constituem motivo para rescisão do contrato as causas previstas no artigo 78 da Lei n° 8666/93.
Art. 28. A rescisão do contrato poderá ser amigável, por acordo entre as partes, reduzida a termo e juntada aos autos do processo de contratação.
Art. 29. Poderá ocorrer rescisão unilateral do contrato, por interesse da Defensoria Pública, nas hipóteses previstas no art. 78 da Lei n. 8.666/93, em autos de processo administrativo instaurado com essa finalidade.
Art. 30. O processo de rescisão pode ser iniciado de ofício pelo Defensor Público-Geral, provocado pela Divisão Administrativa, pelo Controle Interno, pelo Controle Externo, pelo gestor, por representação de particular ou em decorrência de sindicância ou auditoria.
Art. 31. A instauração do processo pressupõe a existência de elementos materiais que apontem a responsabilidade da contratada e afastem as situações jurídicas que justificam os atrasos ou as inexecuções, como o caso fortuito, a força maior, o estado de calamidade, o fato do príncipe ou causa gerada pela própria Administração.
Art. 32. Quando existir dúvida sobre circunstância que legitime de pronto o processo de rescisão de contrato, o Defensor Público-Geral poderá instaurar procedimento administrativo a fim de que os fatos sejam previamente esclarecidos.
Art. 33. Na instrução e julgamento do processo de rescisão unilateral de contrato serão aplicadas, supletivamente, a Lei do Processo Administrativo Federal e Estadual (Lei Federal n° 9.784/1999 e Lei Estadual nº 3.830/2016), o Código Civil e o Código de Processo Civil.
CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 34. A Divisão Administrativa, a Comissão Permanente de Compras e Licitação, o Controle Interno e a Assessoria Jurídica apoiarão os servidores nas atividades de gestão e fiscalização de contratos estabelecidos no presente Regulamento, de acordo com as suas atribuições regimentais, sempre no intuito de atender à necessidade da Defensoria Pública.
Art. 35. Os órgãos da Instituição envolvidos no processo de gestão e fiscalização de contratos devem primar por seu rápido e eficaz andamento, quer recusando e evitando tudo o que for impertinente ou dilatório, quer ordenando e promovendo tudo o que for necessário ao seu seguimento, adotando as medidas necessárias para sua correta instrução.
Art. 36. Gestores e fiscais de contratos devem ter conhecimento especializado técnico ou operacional suficiente para avaliar criticamente o bem ou serviço contratado.
Art. 37. Havendo indicativos de desempenho excepcional do servidor nas funções de gestor ou fiscal do contrato, será, a critério do Defensor Público-Geral, recomendado o registro de elogio nos seus assentamentos funcionais.
Art. 38. O não cumprimento das normas deste Regulamento será devidamente apurado para eventual penalização administrativa do servidor responsável, na forma da Lei Complementar n° 68/92, sem prejuízo das sanções penais e cíveis cabíveis, resguardado sempre o direito à ampla defesa e ao contraditório.
Art. 39. Todos os servidores responsáveis por receber materiais, aprovar medições de serviços e atestar notas fiscais são responsáveis solidariamente pela execução contratual e suas consequências.
Art. 40. As normas aqui dispostas deverão ser aplicadas nas prorrogações contratuais, ainda que de contratos assinados antes deste Regulamento.
Art. 41. Os órgãos da Instituição que não dispuserem de pessoal capacitado para cumprir as disposições do presente Regulamento deverão formalizar detalhadamente e justificadamente esta demanda junto à Administração Superior, para que as medidas necessárias sejam providenciadas.
Art. 42. Este Regulamento entra em vigor após decorridos 30 (trinta) dias da data de sua publicação oficial.
Porto Velho, 05 de fevereiro de 2018.
MARCUS EDSON DE LIMA
Defensor Público-Geral do Estado
Públicado no DOE nº 26 de 08.02.2018
Alterada pelas:
Regulamento nº 41/2019/DPG/DPE