Regulamento nº 062/2021-GAB/DPERO, de 08 de Outubro de 2021.

O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, especialmente as conferidas pelo art. 134 da Constituição Republicana, pela Constituição Estadual, pela Lei Complementar Federal nº 80/1994 e Lei Complementar Estadual nº 117/1994;

CONSIDERANDOos princípios constitucionais da eficiência, razoável duração do processo e, ainda, a necessidade de modernizar a administração desta instituição com a utilização dos mecanismos tecnológicos disponíveis;

CONSIDERANDO que a substituição do ambiente físico de documentação e tramitação processual para o meio eletrônico gera mais segurança e transparência da informação, além de agilizar o fluxo de trabalho, otimizar os procedimentos de pesquisa e controle de atos, refletindo ainda na economia direta e indireta de recursos;

CONSIDERANDO, diante disso, a necessidade de aprimorar o sistema eletrônico para o protocolo e tramitação de processos administrativos no âmbito da Defensoria Pública;

RESOLVE:

Art. 1º.Instituir e regulamentar o Sistema Eletrônico de Informação – SEI como o sistema oficial de gestão e de tramitação de documentos e processos administrativos.

Parágrafo único. O SEI será de uso obrigatório para a tramitação de procedimentos e documentos administrativos, inclusive memorandos e na comunicação com o Estado de Rondônia, observado o calendário de implantação, regras complementares a este Regulamento e de transição estabelecidas pelo Comitê Gestor, instituído pela Portaria nº 0890/2021-GAB/DPERO.

Art. 2º. A implantação do SEI no âmbito da DPE-RO atenderá as seguintes diretrizes:

I - Assegurar o acesso às informações, aprimorando a segurança e a confiabilidade dos dados;

II - Aprimorar as ferramentas de gestão, fomentando a qualidade dos serviços;

III - Aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos administrativos;

IV - Reduzir os custos operacionais decorrentes dos fluxos de criação e tramitação de documentos e processos administrativos; e

V - Ampliar o uso de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação.

Art. 3º. Para fins do disposto neste Regulamento, considera-se:

I - Comitê Gestor: grupo responsável pela coordenação, gestão e implantação do SEI no âmbito da DPE-RO;

II - Documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

III - Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

IV - Documento interno: documento criado originalmente no SEI;

V - Documento externo: documento digital de origem externa ao SEI, que pode ser tanto nato-digital quando digitalizado;

VI - Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

VII - Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível; e

VIII - Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais.

Art. 4º. O Comitê Gestor definirá e publicará cronograma de implantação do SEI no âmbito da DPE-RO, inclusive data de disponibilização, e estabelecerá marcos de tramitação exclusivamente eletrônica e/ou digitalização de acervos.

• 1º.A partir dos marcos de tramitação exclusivamente eletrônica definidos pelo Comitê de Governança, não poderão ser autuados processos físicos.
• 2º.Estabelecidos marcos de tramitação exclusivamente eletrônica de documentos e/ou processos, as unidades poderão recusar o recebimento de documentos físicos advindos de outras unidades da DPE-RO, nos termos de regulamentação definida pelo Comitê Gestor.

Art. 5º. Os processos produzidos ou inseridos na DPE-RO serão cadastrados no SEI de acordo com o adequado nível de acesso (sigiloso, restrito ou público).

Art. 6º. O acesso ao SEI e a assinatura eletrônica se darão por meio de usuário e senha pessoal, observadas as normas de segurança e controle de uso.

• 1º.Serão cadastrados(as) como usuários(as) do sistema todos(as) os(as) membros(as), servidores(as) e estagiários(as) da DPE-RO, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das suas atividades.
• 2º.A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do ou da titular o seu sigilo.
• 3º.Os(as) membros(as) e servidores(as), para fins de assinatura, poderão optar em realiza-la quando em trânsito em outras localidades, sem prejuízo do exercício de outras tarefas pelo respectivo substituto.
• 4º. O disposto no § 3º deste artigo não se aplica nos casos em que o(a) titular da assinatura estiver em período de férias ou outros afastamentos legais.

Art. 7º. São deveres dos(as) usuários(as) do SEI:

I - Utilizar adequadamente o sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;

II - Guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

III - Manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas pratiquem atos no sistema;

IV - Evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental;

V - Participar dos programas de capacitação referentes ao SEI;

VI - Disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI;

VII - Cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI no âmbito da DPE-RO.

Parágrafo único. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 8º.Os casos omissos serão resolvidos pelo Defensor Público-Geral.

Art. 9º. Este regulamento entra vigor na data da sua publicação, revogando o Regulamento nº 025/2018-GAB/DPERO e o art. 1º do Regulamento nº 059/2021-GAB/DPERO.

Porto Velho, 8 de outubro de 2021.

HANS LUCAS IMMICH

Defensor Público-Geral do Estado