Dispõe sobre os procedimentos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e a contratação de serviços de qualquer natureza, no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, com fundamento no art. 134 da Constituição Federal de 1988, conferidas pela Constituição Estadual, pela Lei Complementar Federal n.º 80/1994 e pelo art. 16, XVII, da Lei Complementar Estadual n.º 117/1994;
CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021 e o atendimento aos princípios da eficiência e economicidade;
CONSIDERANDO os trabalhos desenvolvidos pela Comissão de Trabalho Especial responsável pela condução dos trabalhos de implantação da Lei Federal n.º 14.133, de 1º de abril de 2021 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos, instituída pela Portaria n. 107/2023/DPG/DPERO.
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentação da pesquisa de preços, em atenção ao contido no art. 23, § 1º, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Seção I
Objeto e âmbito de aplicação
Art. 1º Regulamentar os procedimentos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e a contratação de serviços de qualquer natureza, no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
§ 1º -As disposições deste regulamento aplicam-se às contratações realizadas por licitação ou contratação direta, aos procedimentos auxiliares, à comprovação de vantajosidade econômica referentes aos procedimentos de gestão e fiscalização de contratos e de gestão, participação, adesão e contratação de item específico constante de grupo de itens em atas de registro de preços.
§ 2º -O disposto neste regulamento aplica-se de forma subsidiária às contratações de obras e serviços de engenharia, observado o disposto em regulamento específico.
Art. 2º Em se tratando de execução de recursos da União decorrentes de transferências voluntárias (convênios), deverão ser observadas as regras vigentes que regulamentam o respectivo procedimento em âmbito Federal, exceto quando houver lei, regulamentação específica ou o termo de transferência dispondo de forma diversa.
Seção II
Definições
Art. 3º Para os fins deste regulamento, consideram-se:
I - autoridade competente: agente público dotado de poder de decisão no âmbito daquele processo administrativo, conforme atribuições estabelecidas pelo(a) Defensor(a) Público(a)-Geral;
II - planilha mercadológica: documento elaborado por agente público(a) lotado(a) no Departamento de Aquisições - DAQ ou unidade administrativa responsável ou técnica, que contém todos os preços utilizados e desconsiderados e as respectivas fontes detalhadas para a formação do preço de referência por item, quantitativo, total por lote e o valor global total estimado para a contratação;
III - orçamento estimado: valor obtido a partir de método matemático aplicado em série de preços coletados, devendo desconsiderar, na sua formação, os valores inexequíveis, os inconsistentes e os excessivamente elevados, mediante justificativa;
IV - coeficiente de variação: método estatístico que fornece a oscilação dos dados obtidos em relação à média;
V - preço inexequível: preço visivelmente abaixo da média praticada no mercado (inclusive em transações privadas) ou que não demonstra compatibilidade com os custos dos insumos, encargos e tributos relativos à execução do objeto a ser contratado;
VI - valor máximo aceitável: valor limite que a Defensoria se dispõe a pagar por determinado objeto, levando-se em consideração o orçamento estimado, os aspectos mercadológicos e os recursos orçamentários disponíveis, não se confundindo com o valor máximo obtido na pesquisa de preços;
VII - memória de cálculo: nota técnica explicativa que descreve a coleta de preços realizada, a metodologia e o tratamento estatístico aplicado à amostra de preços, indicando os discrepantes desconsiderados e apresenta as respectivas justificativas e documentos que comprovam os pedidos de cotação de preços respondidos e os não atendidos; e
VIII - sobrepreço: preço orçado para contratação em valor expressivamente superior aos preços comumente contratados pela Administração Pública (local ou regional) e/ou cotações provenientes do mesmo fornecedor com valores diferentes (aumento gradativo).
CAPÍTULO II
DA ELABORAÇÃO DA PESQUISA DE PREÇOS
Seção I
Critérios
Art. 4º Na pesquisa de preços, sempre que possível, deverão ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, quantidade contratada, formas e prazos de pagamento, fretes, garantias exigidas e marcas e modelos, quando for o caso, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.
Parágrafo único. Quando o edital contemplar matriz de alocação de riscos entre o contratante e o contratado, o cálculo do orçamento estimado da contratação deverá considerar percentual de risco compatível com o objeto da licitação, bem como os riscos atribuídos ao contratado e à Defensoria Pública, de acordo com a metodologia estabelecida no Programa de Gerenciamento de Riscos, quando houver.
Art. 5º A pesquisa de preços deverá ser apresentada por meio da Planilha Mercadológica (mapa de formação de preços) e memória de cálculo.
Parágrafo único. Na elaboração da pesquisa mercadológica, a unidade responsável pela pesquisa de preços poderá requerer o suporte de outras unidades/setores que possuam conhecimento técnico acerca do procedimento e/ou do objeto a ser contratado.
Art. 6º A pesquisa de preços referente à contratação de serviços deverá contemplar a identificação e a divisão dos custos que incidem sobre a execução do objeto a ser contratado, mediante planilha comparativa dos custos unitários que compõem os preços, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contratações em que a natureza do seu objeto torne inviável ou desnecessário o detalhamento dos custos para aferição da exequibilidade dos preços praticados.
Seção II
Parâmetros
Art. 7º A pesquisa de preços para a aquisição de bens ou contratação de serviços será realizada mediante consulta a fontes diversificadas que sejam capazes de representar a realidade do mercado, devendo a impossibilidade de diversificação ser justificada.
Art. 8º A pesquisa de preços deverá ser realizada pelo emprego dos seguintes parâmetros, de forma combinada ou não:
I - composição de custos disponibilizados nos sistemas oficiais de governo (federal e/ou estadual), como o Painel de Preços, desde que as cotações se refiram a aquisições ou contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, aplicado o índice de atualização de preços correspondente;
II - contratações similares feitas por outros entes e poderes públicos e/ou pela própria Administração, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, aplicado o índice de atualização de preços correspondente;
III - utilização de dados de bancos de preços e sistemas de cotação online privados e/ou de pesquisa publicada em mídias ou em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso;
IV - consulta direta a no mínimo 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, devendo ser apresentada justificativa da escolha dos fornecedores e que os orçamentos tenham sido obtidos no período de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;
V - consulta a preços praticados em transações comerciais privadas, desde que compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;
VI - pesquisa na base nacional, estadual ou municipal, quando houver, de notas fiscais eletrônicas, desde que tenham sido emitidas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, aplicado o índice de atualização de preços correspondente.
§1º -Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I, II e III, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justificativa nos autos.
§2º - Na pesquisa de preços mediante consulta direta a fornecedores, nos termos do inciso IV do caput deste artigo, deverão ser observados:
I - prazo mínimo e máximo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser contratado;
II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:
a)descrição do objeto, valores unitário e total;
b)número do Cadastro de Pessoa Física – CPF – ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ – do proponente;
c)endereço e telefone de contato;
d)assinatura do representante;
e)data de emissão;
f)validade da proposta;
g)declaração do fornecedor de que se encontram incluídos nos preços propostos todos os tributos, encargos sociais, trabalhistas e financeiros, taxas, seguros, fretes e quaisquer outros ônus que porventura possam recair sobre o objeto a ser contratado, ou a informação de que devem estar destacados.
III - registro nos autos da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV do caput;
IV - informação aos fornecedores das características da contratação, conforme art. 4º deste regulamento, modelagem da contratação (licitação, procedimento auxiliar ou contratação direta), com vistas à obtenção das melhores condições comerciais praticadas para o objeto a ser contratado.
§ 3º -Na pesquisa de preços mediante preços praticados em transações comerciais privadas, nos termos do inciso V do caput deste artigo, poderão ser utilizados:
I - pesquisa em aplicativos de vendas e/ou delivery reconhecidos nacionalmente e/ou regionalmente, contendo print da oferta, a data e hora de acesso;
II - consulta a sites e redes sociais oficiais de empresas (Instagram, Facebook, WhatsApp, etc.), contendo print da publicação, link da página, a data e hora de acesso;
III - registro fotográfico do objeto com a indicação de preço indicado na gôndola ou etiqueta, desde que contenha a exata descrição do produto (marca, peso, tamanho, quantidade, etc.), data do registro fotográfico, nome e CNPJ da empresa;
IV - folders e panfletos distribuídos por fornecedores locais, contendo data de validade dos preços ofertados.
§ 4º -Pesquisa de preços por meio telefônico, devendo constar nos autos:
I - certidão lavrada pelo servidor responsável pelo contato, indicando:
a)número de telefone, data e horário do contato;
b)nome e matrícula do(a) atendente e/ou representante comercial;
c)valores unitários e total;
d)prazo de entrega, se for o caso;
e)marca do produto, se for o caso;
f)validade da proposta;
g)número do Cadastro de Pessoa Física – CPF – ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ – do fornecedor do(s) produto(s) ou serviço(s).
II - Justificativa da escolha dos fornecedores, ratificada pela chefia imediata e aceita pela autoridade competente.
§ 5º-A pesquisa de preços prevista nos parágrafos 3º e 4º do art. 8º deve ser usada, mediante justificativa, de forma subsidiária, quando infrutífera a pesquisa feita por meio dos parâmetros constantes nos incisos I, II e III do art. 8º.
§ 6º -Nas pesquisas de preços realizadas na forma dos incisos I a IV do § 3º do art. 8º, deverão constar, no que couber, as informações elencadas no inciso I do § 4º do art. 8º.
Art. 9º Não serão admitidas estimativas de preços obtidas em sítios de leilão ou de intermediação de vendas.
Art. 10. O servidor responsável pela realização da pesquisa de preços deverá ser identificado nos autos do processo e assinar a Planilha Mercadológica (mapa de formação de preços), responsabilizando-se pela pesquisa de preços e pelo preço estabelecido no instrumento convocatório, no convênio ou instrumento congênere, ou no instrumento oriundo de contratação direta.
Seção III
Metodologia
Art. 11. Serão utilizadas, como metodologia para obtenção do preço de referência para a contratação, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, sempre que o cálculo incida sobre um conjunto de 3 (três) ou mais preços válidos, oriundos de um ou mais parâmetros previstos nos incisos I a VI do caput do art. 8º deste regulamento.
§ 1º -Excepcionalmente, a planilha mercadológica poderá conter menos de 3 (três) preços válidos, desde que comprovada inviabilidade por meio das memórias de cálculos ou devidamente justificado e ratificado pela autoridade competente quando da aprovação do Termo de Referência.
§ 2º -Mediante justificativa, os valores obtidos por meio das consultas que não reflitam a realidade de mercado, tais como os preços inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente altos, deverão ser desprezados de modo a evitar distorções da estimativa do valor da contratação.
§ 3º -É admitida a utilização de preços aparentemente discrepantes em função de localização geográfica e forma de precificação distintos aplicados pelos fornecedores aos seus produtos, desde que reflitam a prática existente no mercado de contratações públicas e/ou privadas e não comprometam o valor máximo aceitável.
§ 4º -Poderão ser adotados outros métodos para a obtenção do resultado da pesquisa de preços diferentes daqueles previstos no caput deste artigo, desde que devidamente justificado e aceito pela Secretaria-Geral de Administração.
§ 5º -Os custos indiretos, relacionados com as despesas de manutenção, utilização, reposição, depreciação e impacto ambiental do objeto licitado, entre outros fatores vinculados ao seu ciclo de vida, poderão ser considerados para a definição do menor dispêndio, sempre que objetivamente mensuráveis, conforme disposto no Estudo Técnico Preliminar.
CAPÍTULO III
DAS REGRAS ESPECÍFICAS
Seção I
Contratação direta
Art. 12. Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação aplica-se o disposto nos artigos 7º e 8º desta resolução.
§ 1º -Quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida nos artigos 7º e 8º, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo.
§ 2º -Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço de que trata o parágrafo anterior poderá ser realizada com objetos semelhantes de mesma natureza, devendo apresentar especificações técnicas que demonstrem similaridade com o objeto pretendido.
Art. 13. Nas dispensas de licitação em razão do valor, com base nos incisos I e II do artigo 75 da Lei Federal nº 14.133, de 2021, as estimativas de preços de que tratam os incisos IV e V do caput do artigo 8º deste regulamento poderão ser realizadas concomitantemente à seleção e aquisição da proposta economicamente mais vantajosa.
Parágrafo único. A despesa a ser realizada com base no caput deste art. será, preferencialmente, ratificada a partir da metodologia de menor dos valores obtidos, prevista no caput do art. 11 deste regulamento.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Seção I
Orientações gerais
Art. 14. O valor máximo aceitável a ser praticado na contratação poderá assumir valor distinto do orçamento estimado na pesquisa de preços feita na forma deste regulamento, desde que devidamente justificado nos autos.
Parágrafo único. Com base no tratamento disposto no caput, o valor máximo aceitável poderá ser obtido, ainda, acrescentando ou subtraindo determinado percentual, de forma a aliar a atratividade do mercado e mitigar o risco de sobrepreço.
Art. 15. A Secretaria-Geral de Administração e Planejamento poderá expedir orientações complementares, solucionar casos omissos, disponibilizar materiais de apoio, instituir modelos padronizados de documentos e providenciar solução de tecnologia da informação e comunicação para apoiar a execução dos procedimentos de que trata este regulamento.
Seção II
Vigência
Art. 16. Este Regulamento entra em vigor na data de sua publicação.
Porto Velho, 27 de dezembro de 2023.
VICTOR HUGO DE SOUZA LIMA
Defensor Público Geral do Estado