Disciplina os procedimentos para aquisição de bens e serviços no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Complementar Estadual nº 117, de 04 de novembro de 1994, e
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer procedimentos padronizados relativos aos processos administrativos de aquisição de bens e serviços na Defensoria Pública;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, que instituiu, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, a modalidade de licitação denominada Pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;
CONSIDERANDO a complexidade da elaboração do Termo de Referência e sua importância para o sucesso das aquisições de bens e serviços na Instituição;
R E S O L V E:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º As aquisições de bens e serviços no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia obedecerão ao disposto na legislação pertinente e neste Regulamento.
Art. 2º Para fins deste Regulamento prevalecem as normas, definições e conceitos empregados nas leis, regulamentos e normas aplicáveis às aquisições de bens e serviços na Administração Pública.
Parágrafo único. No caso de aquisição de serviços, poderão ser utilizados, subsidiariamente a esta Instrução Normativa, os conceitos, definições e normas baixados pelas Instruções Normativas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Art. 3º Fica aprovado o Manual de Processo de Aquisição de Bens e Serviços no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia, na forma do Anexo I deste Regulamento, o qual tem por objetivo orientar os procedimentos a serem adotados pelas unidades setoriais da Instituição, referentes aos processos de aquisição de bens e serviços.
§1º Novas versões do manual de que trata o caput deste artigo poderão ser editadas sempre substituindo as últimas, devendo ser publicadas na imprensa oficial e no sítio eletrônico institucional e amplamente divulgadas às unidades responsáveis.
§2º Fica estabelecido como parte integrante do Manual de Processo de Bens e/ou Serviços, os Pontos de Controle dos Produtos por Área, os quais deverão ser avaliados periodicamente com o objetivo de aperfeiçoar os produtos derivados das rotinas e fluxos de trabalho das unidades responsáveis.
§3º A avaliação de que trata o parágrafo anterior terá por base a pactuação das metas dos resultados a serem alcançados, constante na Pesquisa T-Zero dos Pontos de Controle dos Produtos por Área, a qual deverá ser atualizada a cada nova avaliação e incluída no manual previsto no caput deste artigo.
§4º A avaliação do cumprimento das metas pactuadas será realizada quadrimestralmente, no mesmo período do Monitoramento do Plano Plurianual da Instituição, sob coordenação do Comitê Gestor do PPA da Instituição.
CAPÍTULO II
DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO
Art. 4º Durante todo o processo de aquisição de bens e serviços caberá à Unidade Solicitante, à Unidade Competente e à Unidade responsável pela elaboração do Termo de Referência:
I – analisar e adotar as providências em relação às observações no processo de aquisição feitas pela Comissão Permanente de Compras e Licitação, Assessoria Jurídica e Auditoria Interna/Controle Interno;
II – apoiar tecnicamente a Comissão Permanente de Compras e Licitação, quando solicitado, na resposta aos questionamentos e às impugnações apresentadas pelos licitantes, bem como na análise e julgamento das propostas.
Seção I
Da Solicitação de Bens e Serviços
Art. 5º Serão objeto de registro e autuação todas as solicitações de aquisição de bens e serviços que passarem pelas seguintes etapas:
I – preenchimento de formulário padrão de requisição pela Unidade Solicitante;
II – análise e certificação da Unidade Competente;
III – indicação da programação orçamentária cuja despesa deverá ser enquadrada;
IV – autorização pelo Defensor Público-Geral.
§1º O formulário de que trata o inciso I deste artigo, denominado “Formulário de Intenção de Aquisição de Bens e Serviços”, está disposto na forma do Anexo II deste Regulamento e disponibilizado no sítio eletrônico institucional, devendo ser preenchido preferencialmente em meio eletrônico.
§2º A Unidade Solicitante deverá fornecer informações suficientes à correta e precisa identificação de sua necessidade e do objeto.
§3º As solicitações de bens e serviços também poderão ser realizadas pela Unidade Competente, conforme suas áreas de atuação dispostas no art. 7º deste Regulamento, o que ensejará a desnecessidade do cumprimento do inciso II deste artigo.
Art. 6º A competência para solicitação de bens ou serviços caberá a membros ou a servidores ocupantes de cargo de direção/chefia ou assessoramento, ou ainda, os servidores em substituição de forma eventual.
Seção II
Da Unidade Competente
Art. 7º São as seguintes as unidades competentes às quais devem ser encaminhadas as solicitações de aquisição de bens e serviços:
I – Divisão de Tecnologia da Informação para aquisição de bens e serviços de informática e afins;
II – Assessoria de Comunicação para aquisição de material gráfico, comunicação visual e demais serviços de mídia falada, escrita e televisionada;
III – Grupo de Patrimônio e Almoxarifado para aquisição de bens permanentes ou de consumo não designados para outra unidade neste artigo;
IV – Grupo de Serviços Gerais na aquisição de bens e serviços inerentes às atribuições de serviços gerais;
V – Grupo de Transportes na aquisição de bens e serviços inerentes transportes e veículos;
VI – Divisão de Engenharia para aquisição de bens e serviços para obras, locações de imóveis, reformas ou manutenções prediais e afins;
VII – Centro de Estudos para aquisição de bens e serviços inerentes à capacitação e aperfeiçoamento funcional;
VII – as solicitações de bens e serviços sem designação de Unidade Competente neste artigo serão encaminhadas à Divisão Administrativa.
Art. 8º Após o recebimento da requisição, a Unidade Competente deverá:
I – verificar as informações prestadas pela Unidade Solicitante no Formulário de Intenção de Aquisição de Bens e Serviços para constatar sua pertinência e correção, entrando em contato com o requisitante para esclarecer dúvidas porventura existentes ou solicitar as correções necessárias;
II – verificar a existência de requisições do mesmo objeto demandadas por outras unidades;
III – verificar, se entender pertinente, o interesse de outras unidades no mesmo objeto para realização de aquisição única para atender à Defensoria Pública como um todo;
IV – verificar a existência do objeto solicitado no almoxarifado, contratado, em ata de registro de preços, própria ou de outro órgão;
V – elaborar demonstrativo analítico quanto ao acervo patrimonial da Instituição em comparação com os bens que se pretende adquirir, a fim de demonstrar dados concretos que justifiquem a necessidade de aquisição;
VI – verificar o enquadramento da aquisição no planejamento institucional junto à Divisão de Planejamento, Orçamento e Gestão;
VII – encaminhar o formulário ao Gabinete do Defensor Público-Geral com parecer sobre a pertinência da aquisição, bem como propor a forma de aquisição e contratação.
Seção III
Do Planejamento da Aquisição
Art. 9º O planejamento da aquisição tem os seguintes objetivos:
I – realizar a identificação inicial da necessidade, com base nos dados fornecidos pela Unidade Solicitante, para definir o objeto, o motivo, o montante (quantidade), o prazo (tempo limite para entrega), a forma de aquisição e o tipo de ajuste a ser firmado;
II – verificar se o objeto pretendido tem limitações no mercado, especialmente quanto a prazos e forma de entrega ou execução, pagamento, prazo de validade e de garantia, extensão da garantia, assistência técnica e outros fatores que o caracterizam;
III – adequar o objeto aos padrões tecnológicos vigentes, a fim de evitar a aquisição de bens obsoletos, fora de linha ou serviços ultrapassados;
IV – verificar a adequação da demanda ao planejamento, aos planos e à programação orçamentária da Instituição junto à Divisão de Planejamento, Orçamento e Gestão.
§1º. O planejamento previsto neste Regulamento é obrigatório, devendo ser formalizado através do Termo de Referência, independentemente da forma de aquisição ou tipo de ajuste a ser firmado.
§2º. A ação prevista no art. 8º, inciso V, é parte integrante do planejamento da aquisição.
Seção IV
Dos Estudos Técnicos Preliminares
Art. 10. Para aquisição de objetos mais especializados ou complexos, a fim de subsidiar o seu planejamento, o Defensor Público-Geral poderá determinar a realização de estudos técnicos preliminares, por unidade subordinada ou por equipe técnica de servidores habilitados, de forma a:
I – identificar e justificar a necessidade de aquisição em termos quantitativos e qualitativos;
II – dimensionar, com números, a demanda de serviços e/ou produtos, expondo o método de dimensionamento e a memória de cálculo;
III – estimar, com base no dimensionamento da demanda, as quantidades de material e/ou serviços necessários ao atendimento da demanda, expondo o método de estimativa e a memória de cálculo;
IV – propor a melhor solução do mercado para atender à necessidade identificada;
V – especificar e descrever detalhadamente o objeto a ser adquirido com todas as suas características e peculiaridades;
VI – indicar o custo estimado do objeto com base em pesquisa de preços;
VII – indicar os resultados a serem alcançados com a aquisição.
Seção V
Do Termo de Referência
Art. 11. O Termo de Referência é o documento sintetizador das informações levantadas durante o planejamento da aquisição e da realização de estudos técnicos preliminares, devendo conter elementos suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o objeto e orientar a aquisição na forma escolhida, a execução e a fiscalização do ajuste feito com o fornecedor.
§1º O Termo de Referência é peça obrigatória na instrução do processo de aquisição de bens e serviços, independentemente da forma de aquisição ou tipo de ajuste, e será elaborado em estrita observância à legislação pertinente e aos regulamentos internos, podendo ser dispensado nos casos previstos neste Regulamento.
§2º As aquisições cujos valores não ultrapassem 50% (cinquenta por cento) do valor previsto no inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/93 poderão ser realizadas mediante cotação de preços em, no mínimo, 3 (três) fornecedores, podendo ser dispensada a elaboração do Termo de Referência, desde que não se caracterize fragmentação da despesa, sem prejuízo do estabelecido no art. 5º deste Regulamento.
Art. 12. A elaboração do Termo de Referência será de responsabilidade:
I – do Grupo de Aquisições em conjunto com a Unidade Competente da área de atuação específica sobre o objeto pretendido, mesmo que solicitado por outra unidade;
II – excepcionalmente, da Unidade Competente ou, ainda, de equipe técnica designada pelo Defensor Público-Geral.
§1º O Termo de Referência será elaborado por servidor habilitado da unidade responsável por sua elaboração.
§2º Caso o objeto solicitado pertença a uma área técnica específica, o chefe da unidade responsável pela elaboração do Termo de Referência poderá solicitar ao Defensor Público-Geral a designação de um servidor com qualificação na referida área para especificar e descrever o objeto, além de apoiar na elaboração do Termo de Referência.
§3º Caso a unidade designada para elaboração do Termo de Referência não possua em seu quadro servidor com a habilitação exigida nos parágrafos anteriores, o chefe da unidade deverá informar a situação ao Defensor Público- Geral, que adotará as providências saneadoras cabíveis.
§4º O Termo de Referência para licitação, em qualquer modalidade, bem como para aquisição de bens e serviços por dispensa ou inexigibilidade de licitação será verificado e aprovado pelo Defensor Público-Geral, cabendo ao autor fazer as correções e/ou prestar as informações solicitadas no prazo estabelecido.
Seção VI
Da Pesquisa de Preços e Estimativa de Valor
Art. 13. O valor estimado da aquisição deverá ser fundamentado em pesquisa de preços praticados no mercado ou no âmbito da Administração Pública, sendo detalhado em planilha(s) que instruirá(ão) o processo de aquisição.
Parágrafo único. O valor estimado do objeto servirá como parâmetro para verificação da existência de recursos orçamentários, atendimento de publicidade da contratação, análise da aceitabilidade das propostas, julgamento de impugnação de preços propostos, além da definição da forma de aquisição, da modalidade de licitação e do tipo de ajuste a ser firmado com o fornecedor.
Art. 14. A pesquisa de preços de mercado será realizada pela unidade responsável pela elaboração do Termo de Referência, após a especificação e completa descrição do objeto.
Art. 15. A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de diversidade de fontes, na utilização das seguintes ferramentas:
I – Portal de Compras Governamentais - www.comprasgovernamentais.gov.br;
II – sistemas de banco de preços;
III – pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que inclua o frete até o local da entrega, a data e hora de acesso e nome do servidor que pesquisou;
IV – contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídas nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; ou
V – pesquisa realizada diretamente com os fornecedores do objeto.
§1º No caso do inciso IV serão admitidas Atas de Registro de Preços geridas por outros entes públicos.
§2º No caso do inciso V, não serão admitidas pesquisas realizadas há mais de 90 (noventa) dias, independentemente da validade declarada na cotação ou consulta.
§3º Excepcionalmente, mediante justificativa do responsável pela pesquisa de preços aceita pela autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de 03 (três) fontes ou fornecedores.
§4º No âmbito de cada parâmetro, o resultado da pesquisa de preços será a média dos preços obtidos.
§5º Para obtenção do resultado da pesquisa, não poderão ser considerados os preços excessivamente elevados e os inexequíveis, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
§6º Os critérios e parâmetros a serem analisados para fins de considerar um valor inexequível ou excessivamente elevado devem ser os próprios preços encontrados na pesquisa, a partir de ordenação numérica na qual se busque excluir aquelas que mais se destoam do alinhamento dos demais preços pesquisados, preferencialmente por meio da utilização de gráficos de dispersão ou de linhas para fins de demonstrar de maneira objetiva o quão determinado valor se afasta da realidade dos demais preços.
§7º Os gráficos de dispersão ou de linhas poderão ser criados por intermédio de programa de planilhas eletrônicas, no qual se insere os valores pesquisados e suas origens, gerando como produto um gráfico com a notoriedade da discrepância apontada.
§8º A utilização de outro método para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, que não o disposto nos §§ 4º e 5º, deverá ser devidamente justificada pelo autor do Termo de Referência e aceita pela autoridade competente.
Art. 16. A pesquisa de preços realizada diretamente com os fornecedores do objeto será feita, preferencialmente, em formulário padrão de cotação de preços e entregue formalmente à empresa consultada através de recibo ou e-mail.
Parágrafo único. Será conferido aos fornecedores consultados o prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser adquirido, normalmente de até 5 (cinco) dias úteis, considerando-se a ausência desta como desinteresse, hipótese em que outro parâmetro deverá ser adotado.
Art. 17. A pesquisa de preços e os documentos que a comprovam serão juntados aos autos do processo de aquisição.
Seção VII
Da Decisão da Autoridade Competente
Art. 18. O processo de aquisição, depois de formalizado e com todos os elementos anteriores previstos neste Regulamento, será despachado pelo Defensor Público-Geral, a quem caberá a decisão pela aprovação ou não do Termo de Referência.
§1º Em seu despacho de aprovação do Termo de Referência, o Defensor Público-Geral determinará a abertura da licitação ou o prosseguimento do feito no caso de aquisição por dispensa, inexigibilidade de licitação ou por adesão à ata de registro de preços de outro órgão.
§2º Em caso de indeferimento do Termo de Referência, o Defensor Público- Geral, a seu critério, justificará sua decisão e dará ciência à Unidade Solicitante, podendo, ainda, determinar o arquivamento do feito, a inclusão da despesa no planejamento do próximo exercício, a reapresentação da demanda em data oportuna e/ou outras providências que julgar pertinentes.
Seção VIII
Da Seleção do Fornecedor
Art. 19. A fase de seleção do fornecedor observará a legislação pertinente e as normas internas da Instituição.
Parágrafo único. Será utilizada a modalidade Pregão, preferencialmente na forma eletrônica, conforme os artigos 1º e 2º da Lei nº 10.520/02 e Decreto nº 5.450/05.
Art. 20. Nos casos de aquisição por inexigibilidade de licitação, dispensa de licitação ou adesão à ata de registro de preços de outro Órgão, a seleção do fornecedor será feita pelo Grupo de Aquisições, que juntará ao processo os seguintes documentos:
I – prova de regularidade com as Fazendas Federal, Estadual e Municipal da sede da licitante;
II – certidão de Dívida Ativa com a União;
III – prova de regularidade relativa à Seguridade Social (INSS), mediante a apresentação da Certidão Negativa de Débito/CND;
IV – prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), mediante a apresentação de Certificado de Regularidade de Situação/ CRF;
V – certidão negativa de débitos trabalhistas.
§1º Na hipótese de dispensa de licitação em razão do valor, prevista no art. 24, incisos I e II, da Lei 8.666/93, poderão ser exigidas apenas as provas de regularidade previstas nos incisos III e IV deste artigo, de acordo com o disposto no art. 195, § 3º da Constituição Federal e no art. 2º da Lei nº 9.012/95.
§2º Os documentos descritos nos incisos de I a IV podem ser substituídos por consulta feita ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF), caso as empresas possuam o referido cadastro e este esteja em situação plenamente legal quanto à validade das certidões na data da realização da sessão.
§3º Todos os documentos exigidos poderão ser apresentados por meio de cópias, desde que devidamente autenticadas, nos termos do art. 32 da Lei nº 8.666/93.
§4º As aquisições de bens e serviço por adesão à Ata de Registro de Preços de outros Órgãos ou entidades, além do presente Regulamento, devem atender ao normativo interno que regula o sistema de registro de preços.
Art. 21. No caso de licitação, a seleção do fornecedor será feita pela Comissão Permanente de Compras e Licitações.
Seção IX
Do Gerenciamento da Aquisição
Art. 22. Conforme estabelecido no parágrafo único do art. 2º da Lei nº 8.666/ 93, considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada.
Art. 23. A gestão dos contratos e a execução das notas de empenho de aquisição de bens e serviços serão realizadas de acordo com a legislação citada neste Regulamento e demais normas internas em vigor na Instituição.
CAPÍTULO III
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 24. A Divisão Administrativa, a Comissão Permanente de Compras e Licitações e a Assessoria Jurídica apoiarão as unidades e servidores nas atividades de aquisição de bens e serviços estabelecidas no presente Regulamento, de acordo com as suas atribuições regimentais, sempre no intuito de atender as necessidades da Defensoria Pública.
Art. 25. A Unidade Competente que não dispuser de pessoal capacitado para cumprir atribuições que lhes forem conferidas em razão deste Regulamento deverá formalizar a situação à autoridade imediatamente superior para que as medidas saneadoras sejam adotadas de modo a não atrasar o processo de aquisição.
Art. 26. Os órgãos da Instituição envolvidos no processo de aquisição de bens e serviços devem primar por seu rápido e eficaz andamento, quer recusando e evitando tudo o que for impertinente ou dilatório, quer ordenando e promovendo tudo o que for necessário ao seu seguimento, adotando as medidas necessárias para sua correta instrução.
Art. 27. O não cumprimento das normas deste Regulamento será devidamente apurado para eventual penalização administrativa do servidor responsável, na forma da Lei Complementar nº 68/92, sem prejuízo das sanções penais e cíveis cabíveis, resguardado sempre o direito à ampla defesa e ao contraditório.
Porto Velho, 17 de janeiro de 2017.
MARCUS EDSON DE LIMA
Defensor Público-Geral do Estado
Públicado no DOE nº 16 de 25.01.2017