Dispõe sobre as diretrizes da Política de Arquivos Públicos da Defensoria Pública do Estado de Rondônia, aprova e institui a Tabela de Temporalidade Documental da Defensoria Pública do Estado de Rondônia e estabelece os procedimentos para eliminação de documentos e processos administrativos findos criados em meio físico, excetuados aqueles considerados de guarda permanente.
O DEFENSOR PÚBLICO-GERAL DO ESTADO DE RONDÔNIA, no uso de suas atribuições constitucionais e legais, especialmente as conferidas pelo art. 134 da Constituição Republicana, pela Constituição Estadual, pela Lei Complementar Federal nº 80/1994 e Lei Complementar Estadual nº 117/1994;
CONSIDERANDOque é dever da Administração Pública o efetivo exercício da gestão documental, visando à preservação e proteção dos processos e documentos expedidos pela Instituição, em observância à Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados – regulamentada pelo Decreto nº 4.073/2002 – bem como à Lei nº 12.682/2012.
CONSIDERANDO a Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
CONSIDERANDO a Lei n. 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
CONSIDERANDO o elevado número de processos e documentos definitivamente arquivados na capital e comarcas do interior do Estado;
CONSIDERANDOque a avaliação e a destinação de documentos e processos administrativos permite a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais;
CONSIDERANDO que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações, garantir a preservação de documentos de valor permanente e racionalizar a produção de documentos;
CONSIDERANDO o alto custo, dispêndio de tempo e mão de obra na manutenção de grande quantidade de processos e documentos arquivados e a falta de espaço físico nos Núcleos e no Arquivo Geral da sede;
CONSIDERANDO que a Tabela de Temporalidade é o instrumento legal que evita o acúmulo desordenado e desnecessário de papeis nas unidades acumuladoras de documentos e assegura a legalidade dos seguintes procedimentos;
CONSIDERANDOo contido nos autos nº 3001.1597.2018/DPE-RO;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL E CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 1º. Aprovar e instituir a Tabela de Temporalidade Documental Administrativa e Códigos de Classificação de Documentos da Defensoria Pública do Estado de Rondônia (TTDA-DPERO), Anexo I deste Regulamento, e estabelecer os procedimentos de transferência e eliminação de documentos e processos administrativos findos criados em meio físico, excetuados aqueles considerados de guarda permanente.
Parágrafo único. A TTDA-DPERO é o instrumento para operacionalizar a destinação de documentos e processos administrativos, conforme prazos e condição de guarda, sendo reavaliada e atualizada conforme necessidade das unidades organizacionais da DPE/RO.
CAPÍTULO II
DO CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Art. 2º. O ciclo vital dos documentos e processos administrativos ocorre nas fases corrente, intermediária e permanente, conforme explicitado a seguir:
I – Fase Corrente: ocorre na própria unidade onde são produzidos e guardados os documentos e processos, em tramitação ou não, podendo ser objeto de consultas frequentes;
II – Fase Intermediária: ocorre no Arquivo Geral, localizado na sede, quando os documentos e processos aguardam a destinação final, que poderá ser eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;
III – Fase Permanente: ocorre com a guarda permanente da documentação que constitui o patrimônio histórico e arquivístico da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
Art. 3º. Em cada exercício, obedecidos os prazos de arquivamento na Fase Corrente, documentos e processos administrativos criados em meio físico com previsão de arquivamento na Fase Intermediária serão transferidos ao Arquivo Geral.
§1º. A transferência de documentos e processos administrativos em meio físico será formalizada mediante o formulário Guia de Transferência de Processos e Documentos Arquivísticos – Anexo II deste Regulamento.
§2º. Os documentos e processos administrativos serão enviados ao Arquivo Geral em caixas próprias de arquivamento.
§3º. Documentos e processos administrativos que, após a fase corrente, não tenham previsão de arquivo na Fase Intermediária, deverão ser eliminados pela própria unidade onde o documento/processo permaneceu arquivado.
Art. 4º. Concluída a Fase Intermediária caberá ao Arquivo Geral:
I – arquivar em local próprio documentos e processos administrativos que são de guarda permanente;
II – consolidar a Lista de Eliminação de Documentos e Processos Administrativos e publicá-la com edital no Diário Eletrônico, conforme modelos Anexo III e IV – com o prazo mínimo de 45 (quarenta e cinco) dias da data prevista para a respectiva eliminação.
§1º. A numeração da Lista de Eliminação de Documentos e Processos Administrativos e do Edital obedecerá sequência anual, acompanhada do ano e da respectiva nomenclatura do Núcleo/Setor.
§2º. O Arquivo Geral fará o controle da numeração das Listas de Eliminação de Documentos e Processos Administrativos, bem como da numeração de seus editais.
Art. 5º. No prazo compreendido entre a publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas o requerimento para desentranhamento de documentos que juntaram aos processos, certidões ou cópias de peças enumeradas no edital.
§1º. Documentos desentranhados por requerimento de Núcleo/Setor voltam à Fase Corrente e passam a contar prazo a partir da data do desentranhamento.
§2º. Os processos não poderão ser eliminados enquanto estiver pendente requerimento.
Art. 6º. O ato de eliminação de documentos e processos administrativos criados em meio físico será presidido pela Chefia do Departamento de Almoxarifado e Patrimônio, com a participação do (a) responsável pelo Arquivo Geral, cujos documentos e processos administrativos serão eliminados.
(NR) “Art. 6º. O ato de eliminação de documentos e processos administrativos criados em meio físico será presidido pelo responsável pelo Arquivo Geral, com o apoio do Departamento de Almoxarifado e Patrimônio e participação de representantes das unidades administrativas cujos documentos e processos administrativos serão eliminados. (Redação dada pelo Regulamento nº 40/2019/DPERO)
Parágrafo único. Será lavrado Termo de Eliminação de Documentos e Processos Administrativos, conforme modelo Anexo V, que será assinado pelos responsáveis elencados no caput, bem como pela Coordenação do Núcleo ou Chefia do Setor cujos documentos e processos administrativos foram eliminados.
Art. 7º. Na hipótese de eliminação de documentos e processos administrativos por dilaceração mecânica, a critério do Defensor Público-Geral as aparas poderão ser:
I – vendidas, revertendo o produto da venda ao Fundo Especial da Defensoria Pública do Estado de Rondônia; ou
II – destinadas a programas de natureza social e preservação ambiental.
Art. 8º. Todos os formulários utilizados, anexos deste Regulamento, deverão compor um único processo anual sob o assunto Guarda ou Eliminação de Documentos e Processos Administrativos.
Art. 9º. A partir da data de publicação deste Regulamento, todos os documentos e processos criados em meio físico deverão ser identificados na primeira folha, conforme a TTDA-DPERO, Anexo I deste Regulamento, constando o assunto, o código de classificação, o tempo de guarda na fase corrente, o tempo de guarda na fase intermediária e a destinação final, se para eliminação ou guarda permanente.
Parágrafo único. Caberá ao Arquivo Geral requisitar junto à Administração o que se fizer necessário para eventual atualização ou reforma da Tabela de Temporalidade Documental desta Defensoria Pública do Estado de Rondônia e dos Códigos de Classificação de Documentos Arquivísticos.
Art. 10. Os casos omissos serão decididos pelo Defensor Público Geral.
Art. 11. Este Regulamento entrará em vigor após 45 dias de sua publicação.
Publique-se.
Registre-se.
Cumpra-se.
Porto Velho, 12 de agosto de 2019.
HANS LUCAS IMMICH
Defensor Público-Geral do Estado
Regulamento publicado no Diário Oficial Eletrônico da Defensoria Pública do Estado de Rondônia (DOE-DPERO), nº 70, de 14 de agosto de 2019.
ANEXOS:
ANEXO I – TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA E CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DE RONDÔNIA (TTDA-DPERO);
ANEXO II – GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS E DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS;
ANEXO III – EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS;
ANEXO IV – LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS;
ANEXO V – TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS;
ANEXO VI -GUIA DE REQUISIÇÃO/EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVADOS;