Memorando Circular nº 53/2019/GAB/DPERO
Porto Velho - RO, 30 de julho de 2019.
Aos Excelentíssimos
MEMBROS E SERVIDORES DA DPE-RO
Capital e Interior do Estado
Assunto: Presta informações acerca de problemas no PJe - informações adicionais.
Prezados,
Ao tempo em que os cumprimento, reitero e complemento as informações do Memorando Circular nº 43/2019/GAB/DPERO, datado de 10 de julho de 2019, o qual reporta questão relativa ao PJe, que merece atenção imediata dos defensores e servidores de todos os núcleos da DPE-RO.
Foi observado que o sistema PJe está enviando expedientes diretamente para as SUBCAIXAS, ao invés de remetê-las para a Caixa de Entrada, que é gerida pelo Cartório, o qual realiza sua distribuição manual. Pelo que foi identificado, o sistema está enviando os novos expedientes (novas intimações) para a mesma subcaixa para onde foi movido o último expediente (da mesma parte/processo), como se guardasse memória da movimentação entre subcaixas.
Essa situação pode ocasionar prejuízos como a perda de prazos de intimações que não foram sequer verificadas. Isso porque é comum que usuários criem subcaixas, a fim de organizar os processos ou dividir tarefas entre membros da equipe. Essas subcaixas não deveriam receber novos expedientes e, justamente por esse motivo, os processos que os usuários movimentam para elas não costumam ser reverificados. Com isso, a chegada de novas intimações pode passar despercebida.
A STIC/TJRO já confirmou essas informações e identificou que se trata de um problema nacional do PJe, sentida no PJ-RO a partir da migração para sua nova versão (ocorrida em janeiro). A falha que já é do conhecimento do CNJ, que está trabalhando na codificação necessária para solução, a qual será implementada tão logo seja tecnicamente possível.
Diante disso, enquanto não avançarmos na questão ou não forem orientadas pela Corregedoria-Geral rotinas e fluxos padrões para a atividade-fim, sugerimos enfaticamente aos defensores públicos reverem os modelos de organização de subcaixas no PJe no âmbito de seus núcleos e/ou titularidades.
Para tanto, apresentamos as seguintes alternativas.
(1) Não utilizar mais a organização em subcaixas para divisão de trabalho por "status do expediente" (como as subcaixas em que se aglutinam em expedientes que estão aguardando “audiências”, “ligações”, “retorno de assistido”, “comparecimento”, “providências”, “transcurso de prazo”, “assinatura física”, “saída”, “Erro PJe”, etc.). A organização por "responsável" ou grupo de responsáveis pode ser mantida sem prejuízo - e até otimizada, já que os expedientes novos daí para frente devem retornar para essa mesma subcaixa.
(2) Para manter a organização por “status do expediente”, reduzindo riscos de perda de intimações, será preciso constantemente verificar as caixas que não deveriam receber novos expedientes e mover estes para a subcaixa correta. Há um modo relativamente fácil de fazer essa verificação: ao abrir o PAINEL, selecione o filtro “Pendentes de ciência" (ao invés de "Pendentes de ciência ou de resposta", retratados na imagem ao lado); a partir daí, o usuário pode consultar as subcaixas e somente expedientes não lidas serão mostrados, de modo que poderá selecionar todos com um clique e movê-los em conjunto. Essa verificação deveria ser realizada no mínimo semanalmente, haja vista o prazo de leitura automática pelo sistema (10 dias).
Finalmente, há também a possibilidade de configurar filtros de distribuição automática nas caixas. Contudo ainda não temos certeza sobre como eles funcionam. Por isso, vamos fazer uma visita ao TJRO nos próximos dias para testar essa ferramenta em ambiente seguro. Sendo viável, passaremos instruções.
Qualquer dúvida, por favor, entre em contato.
Atenciosamente,
HANS LUCAS IMMICH
Defensor Público-Geral do Estado